En un entorno convencional de procesamiento de datos se procesan archivos separados de datos para cada actividad funcional y los archivos de datos y los programas de aplicaciones tienden a ser propiedades de los departamentos funcionales que los crearon; los departamentos son dueños de la información generada en su área y de los programas y archivos generados por dicha información. el departamento creador ejerce un cierto grado de control sobre la información.
Sin embargo cuando la información se coloca en una base de datos que une información de varias áreas funcionales, cada unidad de organización está forzada a compartir la información. dado que por lo general las bases de datos se tienen en línea, la información está disponible en cualquier momento para que la usen los programas de cualquier aplicación y para hacer consultas que los gerentes quieren hacer suponiendo que tienen acceso a ella. los administradores de la información comienzan a tener una visión general de que la información es una entidad en si misma, conceptualmente separada del sistema de cómputo que procesa la información.
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